À la réception d’une demande notre centre d’organisation s’active immédiatement. La demande doit simplement contenir les données qui réfèrent au lieu de l’intervention de prélèvement, l’heure de terme du temps d’observation (commission d'enquête de mort) et le temps maximum acceptable de durée du transport de retour. Dans 20-30 minutes pour les transports aériens ou combinés, et immédiatement pour les transports en voiture, on communique à l’équipe les modalités avec lesquelles on effectuera le voyage, et l’heure à laquelle elle sera prélevée du lieu de départ.
Notre personnel se trouvera sur place au moins 10 minutes avant l’heure établie pour définir le plan opérationnel des transferts. Entretemps notre centrale opérationnelle aura informée les autorités compétentes pour activer les procédures d’urgence. En cas de vol par hélicoptère, notre personnel s’occupera aussi de suivre les opérations de tour liées au rapprochement et à l’atterrissage sur la surface hospitalière dédié. Pendant tout le déroulement du service notre personnel suit l’équipe médicale afin de satisfaire chaque exigence de type logistique - même imprévue - qui pourrait se vérifier, comme par exemple une aggravation des conditions météo qui empêche la rentrée prévue en hélicoptère et rende nécessaire l’intervention d’un avion ou d’une voiture, ou bien un retard imprévu sur les temps de prélèvement qui puisse aller au-delà des éphémérides et demande la substitution de l’hélicoptère avec un certifié au vol nocturne.
Pendant tous les temps de transfert et de stationnement sur le lieu du prélèvement, notre organisation prépare, si nécessaire, un réseau de communication constante entre la salle opératoire où il y aura le transplant et celle où se produit le prélèvement, afin d’optimiser les temps des deux interventions.
À ce propos nous tenons à préciser que notre intervention ne se limite pas au simple transport, mais que notre personnel est entraîné et se met à disposition de l’équipe médicale pendant toute la durée de l’intervention, pour n’importe quelle nécessité, même dans le milieu opératoire.
Notre organisation est donc en mesure de garantir un service tout inclus pour que le personnel sanitaire soit complètement dégrévé de chaque problème de charactère logistique, en pouvant de cette façon se dédier et se concentrer exclusivement sur l’aspect sanitaire.
