Come tutti i nostri servizi, anche i trasporti di midollo osseo - nazionali, internazionali ed intercontinentali - vengono effettuati 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con esito della missione garantito nei tempi minimi richiesti dalle percorrenze, senza soste intermedie che non siano previste dal servizio.
Il personale adibito a questo tipo di servizio ha seguito uno specifico corso di formazione sanitaria tenuto dal personale del Centro T.M.O. dell’Azienda Ospedaliera Careggi di Firenze, integrato con note specifiche relative alle normative e alle procedure aeroportuali, nonché alla sicurezza aerea: i prelievi infatti possono essere effettuati anche su donatori stranieri, rendendosi necessaria la presa in consegna del midollo nel Paese del donatore e il trasferimento dello stesso all’ospedale italiano di destinazione. Il personale è inoltre a conoscenza di quanto previsto dai protocolli operativi internazionali IBMDR, nonché NMDP e WMDA in materia di prelievo, trasporto e trapianto di midollo osseo.
In caso di missioni all’estero viene inviato personale con un’adeguata conoscenza delle lingue straniere.
Trattandosi usualmente di servizi programmati nel tempo con un preavviso medio di 10-15 giorni, è norma adottata da questa organizzazione tenere stretti contatti con la struttura T.M.O. richiedente per lo scambio di tutte le informazioni riguardanti la missione.
Almeno 7 giorni prima della data della partenza viene avviato l’iter pre-operativo, di cui la nostra struttura si fa carico per intero e che consente una serie di comunicazioni e scambio di informazioni preliminari con la struttura richiedente e con la struttura ove si effettuerà il prelievo, nonché con l’I.B.M.D.R. cui le informazioni vengono riportate per conoscenza. Lo scambio delle informazioni può avvenire attraverso incontri diretti, il tradizionale fax o a mezzo di posta elettronica.
L’iter pre-operativo consiste quindi nell’acquisizione da parte nostra delle seguenti informazioni:
- tipologia e quantità dei materiali da prelevare;
- specifica modulistica;
- estremi del centro di prelievo: città, indirizzo e telefono;
- nome della persona da contattare e telefono diretto;
- ubicazione esatta del centro prelievo all’interno della struttura ospedaliera;
- informazioni accessorie;
e nella comunicazione alle strutture delle seguenti informazioni:
- piani di viaggio di andata e ritorno, compresi gli operativi aerei e gli estremi di prenotazione dei voli previsti, nonché gli estremi del volo di back-up (prenotazione di scorta su un volo successivo, così come previsto dai protocolli internazionali);
- identità ed estremi di un documento di identificazione della persona che effettuerà il trasporto; stessi dati di un eventuale sostituto.
Si da quindi avvio alla fase operativa di prelievo, secondo quanto previsto dai protocolli internazionali, con la seguente procedura:
- arrivo nella città di prelievo: il giorno del prelievo se trattasi di prelievo all’interno del territorio nazionale, entro il mattino del giorno precedente se trattasi di prelievo in territorio europeo, almeno entro il mattino del secondo giorno antecedente il prelievo negli altri casi;
- comunicazione personale o telefonica al centro di prelievo e al centro T.M.O. richiedente dell’arrivo sul posto;
- presa di eventuali accordi specifici in deroga o a complemento di quanto preventivamente stabilito.
Il giorno del prelievo:
- raggiungimento del centro di prelievo con qualche minuto di anticipo sull’orario previsto e concordato;
- fornitura delle credenziali;
- verifica della tipologia, quantità e codici del materiale da ritirare;
- presa in consegna del materiale biologico;
- trasferimento secondo i piani di viaggio stabiliti, o comunque nel minor tempo possibile, verso il centro T.M.O. richiedente;
- consegna del materiale al centro T.M.O. richiedente.
Si precisa infine che, per il rientro, il personale è a conoscenza delle procedure per la variazione dei piani di viaggio; il centro organizzativo del Nucleo Operativo è comunque attivo 24 ore e in contatto sia con l’operatore in missione che con le compagnie aeree che operano i voli. Il centro organizzativo inoltre, nel caso che per improvvise sopraggiunte necessità si debbano adottare variazioni del piano di viaggio - per esempio cancellazione o modifica di un volo -, è in grado di predisporre immediatamente un’autovettura dotata di dispositivi d’emergenza (sirena e lampeggiatore blu) che con procedura di massima urgenza provvede al prelievo dell’operatore e dei materiali nell’aeroporto di atterraggio e alla prosecuzione del trasporto fino al centro T.M.O. di destinazione.
A tale proposito ricordiamo qui, infine, come una delle caratteristiche che ha reso particolarmente apprezzato il servizio offerto sia proprio il “sistema di previsione e back-up” che la nostra struttura applica da sempre ogni qualvolta sia richiesta l’organizzazione di un trasferimento. Ovvero, da una parte la assoluta puntualità e capacità nell’assumere preventivamente tutte le informazioni necessarie a organizzare lo spostamento scegliendo di conseguenza la procedura, il mezzo e il percorso più idonei; dall’altra il cd. sistema di back-up, cioè il sistema organizzativo che entra in funzione qualora si presenti un imprevisto e che consente in breve tempo di ricondurre la tabella di marcia alla normalità e comunque che gli effetti dell’imprevisto incidano in misura minima o nulla sull’esito della missione.
Si è cercato così di mettere a disposizione un servizio unico nel suo genere, qualificato e funzionale, che possa soddisfare ogni tipo di richiesta inerente il trasporto di midollo osseo. Negli ultimi anni con tali procedure si sono portate a compimento con successo numerose missioni nazionali e internazionali, molte delle quali anche intercontinentali (Stati Uniti, Canada, Medioriente, Cina, Australia).
