Servizi

Al ricevimento di una richiesta viene inviato – immediatamente o nei tempi concordati – personale specializzato a esperto nellle modalità di trasporto, dotato di una o più idonee autovetture, che con procedura di massima urgenza provvede al ritiro e al trasporto, tenendo costantemente informata l’unità operativa sanitaria di destinazione, mediante l’aggiornamento del sistema di tracciabilità on line sullo stato della percorrenza e sui tempi stimati di arrivo.
Essendo il servizio esteso su tutto il territorio italiano e per particolari necessità anche a livello internazionale e intercontinentale, il trasporto – in funzione sia della programmazione che della destinazione e dello stato di urgenza e compatibilmente con le condizioni atmosferiche – può essere reso anche parzialmente o totalmente con mezzo aereo.
Si tratta sempre di trasporti appositamente organizzati per lo specifico tipo di necessità, con mezzi e personale esclusivamente dedicati all’intervento richiesto e in servizio 24 ore su 24.
La consegna al destinatario viene quindi assicurata nei tempi minimi richiesti dalla distanza fra il luogo di ritiro e quello di destinazione, senza alcuna sosta intermedia non prevista dal servizio, nel rispetto delle consuete norme di sicurezza.

Il trasporto dei tessuti dall’ospedale di prelievo fino al centro conservazione (con esclusione del tessuto corneale), avviene di norma a cura dell’equipe chirurgica che esegue il prelievo e trasporta il tessuto prelevato presso l’ospedale dove ha sede il centro di conservazione.

Il tessuto corneale è di norma prelevato in ambito locale e trasferito al centro di conservazione competente per territorio entro le successive 72 ore. Dal centro conservazione al centro trapianti il tessuto corneale viene trasferito con mezzi e modalità organizzate dal centro di conservazione stesso. E’ da considerare che questi trasferimenti si svolgono in via quasi esclusiva in ambito regionale.

Il trasporto di tessuti per trapianti dal centro conservazione (comunemente appellato “banca”) al centro trapianti, è organizzato in varie modalità, a seconda della distanza da coprire, del tipo di tessuto e delle sue modalità e caratteristiche di conservazione.

Questo può avvenire con mezzi di terra, quali auto o treno, oppure combinati aereo-auto, in modo da garantire l’arrivo al centro trapianti in tempo utile a non compromettere la buona conservazione del tessuto.

Il Nucleo Operativo di Protezione Civile è un’organizzazione che presta servizi in relazione al trasporto urgente di equipes mediche per prelievi d’organo.

La particolarità che la nostra organizzazione propone alle Aziende Ospedaliere sedi di centri trapianto, è di offrire una struttura nata appositamente per risolvere tutte le problematiche connesse alla logistica dei trapianti, grazie dall’esperienza acquisita nel tempo dai singoli operatori. Tutti i servizi vengono prestati a mezzo di nostro personale volontario specializzato e appositamente formato; per esigenze e servizi particolari vengono formate delle squadre a numero chiuso di personale che – appositamente addestrate – vengono adibite alla specialità.

I nostri servizi di trasporto – nazionali, internazionali ed intercontinentali – vengono resi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con esito della missione garantito nei tempi minimi richiesti dalle percorrenze, senza soste intermedie che non siano previste dal servizio.

Le unità logistiche di cui la nostra organizzazione dispone possono essere aeree o terrestri.

Una particolare annotazione va osservata per i mezzi di trasporto terrestri: si tratta infatti di autoveicoli specificamente immatricolati per il trasporto di plasma ed organi, così come previsto dalle norme vigenti, che sono opportunamente adibiti allo svolgimento dei servizi di trasporto urgente di equipes mediche per il prelievo di organi per trapianti terapeutici. Tali autoveicoli sono predisposti, o a richiesta equipaggiati, con cella frigorifera sia passiva che attiva-refrigerante, alimentabile con tensione di rete o in auto. I suddetti veicoli sono inoltre equipaggiati con dispositivi supplementari di allarme visivi ed acustici (sirena e lampeggiatore blu) per il miglior espletamento dei servizi urgenti di istituto e non necessitano quindi di scorta da parte di organi di polizia, né di specifiche autorizzazioni da richiedere di volta in volta.

Nella vastità della scelta offerta dalle case automobilistiche, il nostro orientamento è stato quello di preferire autovetture di categoria medio alta. Alla base di questa scelta vi è la necessità che gli spostamenti siano sicuri, veloci e confortevoli. La sicurezza è indubbiamente l’aspetto prioritario in ogni nostra missione: sicurezza intesa in termini di garanzia che i materiali biologici siano trasportati nel rispetto dei tempi tecnico-sanitari e in condizioni tali da non provocarne alterazioni; e che i trasporti in genere siano effettuati nel più breve tempo possibile, trattandosi sempre di trasferimenti che rivestono carattere di urgenza. É notorio che le autovetture più grandi siano più sicure per il livello delle dotazioni di sicurezza attiva e passiva. Il comfort, nondimeno, deve essere assicurato alle equipes mediche impegnate nelle operazioni di prelievo di organi, che sovente devono affrontare viaggi di qualche ora e poi effettuare interventi chirurgici di grande delicatezza e impegno. Perciò abbiamo deciso di adottare autovetture che possano offrire una buona abitabilità e un ottimo comfort di viaggio, tenendo comunque sempre presenti le doti di maneggevolezza e agilità indispensabili a consentire di disimpegnarsi in tempi brevi anche nelle condizioni di traffico più intenso.

Per quanto attiene agli spostamenti aerei la nostra organizzazione, in funzione di accordi, è in grado di garantire la disponibilità di elicotteri, anche per volo notturno, e aerei per voli specifici e dedicati. Per i voli internazionali e intercontinentali inoltre, grazie a specifici accordi con le principali compagnie aeree, abbiamo la possibilità di accesso, anche immediata ai voli di linea per tutte le destinazioni, come pure il transito veloce all’interno degli aeroporti.

Una caratteristica significativa che ha reso particolarmente apprezzato il servizio offerto è il “sistema di previsione e back-up” che la nostra struttura applica da sempre ogni qualvolta sia richiesta l’organizzazione di un trasferimento. Ovvero, da una parte la assoluta puntualità e capacità nell’assumere preventivamente tutte le informazioni necessarie a organizzare lo spostamento scegliendo di conseguenza la procedura, il mezzo e il percorso più idonei; dall’altra il cosiddetto sistema di back-up, cioè il sistema organizzativo che entra in funzione qualora si presenti un imprevisto (di viaggio, ma anche esigenze dell’equipe sanitaria) e che consente in breve di ricondurre i tempi alla normalità e comunque che gli effetti dell’imprevisto incidano in misura minima o nulla sull’esito della missione.

Durante lo svolgimento di tutti i servizi il personale è costantemente collegato sia con il centro organizzativo del Nucleo Operativo che con le centrali operative delle istituzioni presenti sul territorio (prefettura, polizia stradale, aeroporti, etc.). La nostra organizzazione provvede inoltre in piena autonomia ad adempiere alle varie prescrizioni quali richiesta di permessi, autorizzazioni e quant’altro connesso all’aspetto logistico del servizio.

Teniamo inoltre a precisare che la nostra organizzazione è pressoché l’unica in Italia, e una delle poche in Europa, in grado di espletare il “Servizio Logistico di Supporto” – che si differenzia notevolmente dal semplice trasferimento, per non essere limitato al trasporto – che si caratterizza per essere un servizio di assistenza globale alle strutture mediche impegnate nell’operazione di prelievo e trapianti.

Come tutti i nostri servizi, anche i trasporti di midollo osseo – nazionali, internazionali ed intercontinentali – vengono effettuati 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con esito della missione garantito nei tempi minimi richiesti dalle percorrenze, senza soste intermedie che non siano previste dal piano di viaggio.

Il personale adibito a questo tipo di servizio ha seguito uno specifico corso di formazione sulle caratteristiche sanitarie di trasporto integrato con note specifiche relative alle normative e alle procedure aeroportuali, nonché alla sicurezza aerea: i prelievi infatti possono essere effettuati anche su donatori stranieri, rendendosi necessaria la presa in consegna del midollo nel Paese del donatore e il trasferimento dello stesso all’ospedale di destinazione. Il personale è inoltre a conoscenza di quanto previsto dai protocolli operativi internazionali IBMDR e WMDA in materia di prelievo, trasporto e trapianto di midollo osseo.

In caso di missioni all’estero viene inviato personale con un’adeguata conoscenza dell’inglese o delle lingue straniere di origine e destinazione.

Trattandosi usualmente di servizi programmati nel tempo con un preavviso medio di 10-15 giorni, è norma adottata da questa organizzazione tenere stretti contatti con la struttura T.M.O. richiedente per lo scambio di tutte le informazioni riguardanti la missione.

Almeno 7 giorni prima della data della partenza viene avviato l’iter pre-operativo, di cui la nostra struttura si fa carico per intero e che consente una serie di comunicazioni e scambio di informazioni preliminari con la struttura richiedente e con la struttura ove si effettuerà il prelievo, nonché con con i registri dei donatori e le altre autorità coinvolte a seconda del paese in cui ubicato il centro trapianti, cui le informazioni vengono riportate per conoscenza. Lo scambio delle informazioni avviene attraverso mezzo di posta elettronica.

L’iter pre-operativo consiste quindi nell’acquisizione da parte nostra delle seguenti informazioni:

– tipologia e quantità dei materiali da prelevare;

– specifica modulistica;

– estremi del centro di prelievo: città, indirizzo e telefono;

– nome della persona da contattare e telefono diretto;

– ubicazione esatta del centro prelievo all’interno della struttura ospedaliera;

– informazioni accessorie;

e nella comunicazione alle strutture delle seguenti informazioni:

– piani di viaggio di andata e ritorno, compresi gli operativi aerei e gli estremi di prenotazione dei voli previsti, nonché gli estremi del volo di back-up (prenotazione di scorta su un volo successivo, così come previsto dai protocolli internazionali);

– identità ed estremi di un documento di identificazione della persona che effettuerà il trasporto;

Si dà quindi avvio alla fase operativa di prelievo, secondo quanto previsto dai protocolli internazionali, con la seguente procedura:

– arrivo nella città di prelievo: il giorno del prelievo se trattasi di prelievo all’interno del territorio nazionale, il giorno precedente se trattasi di prelievo in territorio europeo, almeno entro il secondo giorno antecedente il prelievo negli altri casi;

– comunicazione personale o telefonica al centro di prelievo e al centro T.M.O. richiedente dell’arrivo sul posto;

– presa di eventuali accordi specifici in deroga o a complemento di quanto preventivamente stabilito.

Il giorno del prelievo:

– raggiungimento del centro di prelievo con qualche minuto di anticipo sull’orario previsto e concordato;

– fornitura delle credenziali;

– verifica della tipologia, quantità, codici e caratteristiche del materiale da ritirare;

– presa in consegna del materiale biologico;

– trasferimento secondo i piani di viaggio stabiliti, o comunque nel minor tempo possibile, verso il centro T.M.O. richiedente;

– consegna del materiale al centro T.M.O. richiedente.

Si precisa infine che, per il rientro, il personale è a conoscenza delle procedure per la variazione dei piani di viaggio; il centro organizzativo del Nucleo Operativo è comunque attivo 24 ore e in contatto sia con l’operatore in missione che con le compagnie aeree che operano i voli. Il centro organizzativo inoltre, nel caso che per improvvise sopraggiunte necessità si debbano adottare variazioni del piano di viaggio – per esempio cancellazione o modifica di un volo -, è in grado di predisporre immediatamente un piano di viaggio alternativo immediatamente operativo o se del caso, un’autovettura dotata di dispositivi d’emergenza (sirena e lampeggiatore blu) che con procedura di massima urgenza provvede al prelievo dell’operatore e dei materiali nell’aeroporto di atterraggio e alla prosecuzione del trasporto fino al centro T.M.O. di destinazione.

A tale proposito ricordiamo qui, infine, come una delle caratteristiche che ha reso particolarmente apprezzato il servizio offerto sia proprio il “sistema di previsione e back-up” che la nostra struttura applica da sempre ogni qualvolta sia richiesta l’organizzazione di un trasferimento. Ovvero, da una parte la assoluta puntualità e capacità nell’assumere preventivamente tutte le informazioni necessarie a organizzare lo spostamento scegliendo di conseguenza la procedura, il mezzo e il percorso più idonei; dall’altra il cd. sistema di back-up, cioè il sistema organizzativo che entra in funzione qualora si presenti un imprevisto e che consente in breve tempo di ricondurre la tabella di marcia alla normalità e comunque che gli effetti dell’imprevisto incidano in misura minima o nulla sull’esito della missione.

Si è cercato così di mettere a disposizione un servizio qualificato e funzionale, che possa soddisfare ogni tipo di richiesta inerente il trasporto di midollo osseo. Negli ultimi anni con tali procedure si sono portate a compimento con successo numerose missioni nazionali e internazionali, molte delle quali anche intercontinentali (Stati Uniti, Canada, Medioriente, Cina, Australia).

Talvolta può accadere che per determinare la compatibilità tra donatore e ricevente di un organo per trapianto, oppure per comprovare l’idoneità di un organo per un trapianto, siano necessari particolari tipi di esami che si possono eseguire solo in determinati laboratori.

Per la loro peculiarità, questi esami devono essere eseguiti con tempestività.

Così come può accadere che le terapie intensive di ospedali esauriscano le scorte di determinati medicinali salvavita e si renda necessario il trasporto urgente, dalla sede del produttore oppure da un altro ospedale che ne abbia disponibilità.

Le caratteristiche di queste tipologie di trasporti sono analoghe e avvengono con le medesime modalità.

Al ricevimento di una richiesta, viene inviato, immediatamente o nei tempi concordati, personale specializzato, a conoscenza delle modalità di trasporto, dotato di una o più idonee autovetture, che con procedura di massima urgenza provvede al ritiro e al trasporto, tenendo costantemente informata l’unità operativa sanitaria di destinazione sullo stato della percorrenza e sui tempi stimati di arrivo.

Essendo il servizio esteso su tutto il territorio italiano e, per particolari necessità, anche a livello internazionale e intercontinentale, il trasporto – in funzione sia della programmazione che della destinazione e dello stato di urgenza e compatibilmente con le condizioni atmosferiche – può essere reso anche parzialmente o totalmente con mezzo aereo.

Si tratta sempre di trasporti appositamente organizzati per lo specifico tipo di necessità, con mezzi e personale esclusivamente dedicati all’intervento richiesto e in servizio 24 ore su 24. La consegna al destinatario viene quindi assicurata nei tempi minimi richiesti dalla distanza fra il luogo di ritiro e quello di destinazione, senza alcuna sosta intermedia non prevista dal servizio.

Accade spesso che un paziente che è stato iscritto in una lista di attesa per il trapianto di un organo, quando riceve dal centro trapianti la chiamata perché si è reso disponibile un organo compatibile, abbia delle difficoltà per raggiungere il centro trapianti. Questo può accadere perché quasi sempre il centro trapianti non è nella stessa città di residenza; ed anche perché le “chiamate” che annunciano la disponibilità di un organo compatibile giungono spesso ad orari improbabili, tipo sera tardi o notte fonda, orari in cui i servizi sono o inattivi o comunque con tempistiche particolarmente lunghe. Al contrario la risposta alla “chiamata” deve essere tempestiva perché, dal momento in cui il paziente è convocato, è necessario che arrivi al centro trapianti il più rapidamente possibile; è infatti noto che, intanto che l’equipe chirurgica procede all’espianto dell’organo ed al suo trasporto presso il centro trapianti (vedi trasporto equipes), al paziente candidato al trapianto devono essere effettuati una serie di riscontri diagnostici ed esami di controllo, oltre a pratiche di preparazione all’intervento.

Come per gli altri servizi, nell’intento di agevolare il più possibile la possibilità di effettuare i trapianti, la nostra organizzazione collabora con i centri trapianti o direttamente con i cittadini che sono candidati al trapianto per effettuare nel minor tempo possibile il trasferimento dal domicilio del paziente fino al centro trapianti; questo spostamento viene organizzato, ove compatibile, con nostre autovetture d’istituto che, dotate dei sistemi supplementari di allarme, riescono a districarsi agevolmente anche in complesse situazioni di traffico oppure, a seconda delle distanze e della disponibilità, usufruendo di canali preferenziali per l’utilizzo di voli di linea o in collaborazione con l’aeronautica militare mediante l’utilizzo di mezzi aerei istituzionali, seguendo la prevista procedura (vedi riferimenti su sito Prefettura di Roma).

Nella logica di offrire un servizio sempre più preciso, dettagliato ed affidabile, in linea con le esigenze organizzative delle strutture sanitarie, nonché rispondente agli standard di affidabilità e sicurezza della normativa vigente il Nucleo Operativo di Protezione Civile ha creato un SISTEMA di TRACCIABILITÁ ONLINE dove i centri trapianti possono, in ogni momento ed in tempo reale, conoscere i dettagli relativi alle missioni di trasporto a loro destinati.

Vediamo nel dettaglio come funziona.

Per entrare nel servizio è necessario accedere all’area riservata del sito web www.nopc.it e loggarsi (è necessario essere in possesso delle credenziali).

Da questa pagina è possibile vedere tutti i dettagli relativi alle missioni di trasporto, quali:

– tipologia del trasporto

– data di esecuzione della missione

– identificativo del corriere che effettua la missione

– centro di prelievo

– centro trapianti

– note inerenti la missione

– dati identificativi del corriere

– mezzi di trasporto usati per l’effettuazione della missione

– orari previsti ed effettivi di tutti gli step definiti cruciali della missione

– altre varie ed eventuali

In particolare possono essere visualizzati, in tempo reale, sia i dati previsionali inseriti prima dell’inizio della missione, che quelli effettivi visualizzabili al completamento dei vari step.

In caso di eventi avversi come ritardi nell’inizio del prelievo o nella consegna dei materiali, ritardi in partenza o arrivo dei voli, traffico intenso e qualsiasi altro evento imprevisto il sistema evidenzia un allarme e lo notifica alla centrale di coordinamento, operativa 24 ore, 365 giorno all’anno.